Politica de confidențialitate

1. Serviciul și responsabilitățile privind datele

IVR.ro oferă IVR Cloud, o platformă pentru meniuri telefonice, rutarea apelurilor, mesaje vocale, contacte și campanii de voce sau SMS. Pentru întrebări privind această politică și identificarea entității responsabile pentru prelucrarea care te privește, ne poți contacta la contact@ivr.ro.

În cazul datelor folosite pentru administrarea relației cu utilizatorii, facturare, comunicări și funcționarea propriului site, furnizorul serviciului stabilește scopurile prelucrării. În cazul datelor apelanților și destinatarilor introduse sau colectate de un client prin platformă, organizația client stabilește de regulă scopurile, iar furnizorul prelucrează datele în numele ei, conform instrucțiunilor și acordului aplicabil.

Această politică nu înlocuiește acordul de prelucrare a datelor dintre furnizor și client sau informarea pe care organizația client trebuie să o ofere apelanților și destinatarilor. Pentru o solicitare privind date administrate de o organizație client poate fi necesară implicarea acelei organizații.

2. Categorii de date

În funcție de utilizarea serviciului, datele pot include numele și adresa de email a utilizatorului, informații despre cont și organizație, preferințe, date necesare abonamentului și facturării, istoricul tranzacțiilor și corespondența cu echipa de asistență.

Datele unui serviciu telefonic pot include numerele apelanților și destinațiilor, data și ora apelului, durata, rezultatul, pașii parcurși în meniu, răspunsurile introduse de la tastatură, mesajele vocale, transcrierile și informațiile returnate de serviciile externe configurate în flux.

Contactele și campaniile pot include nume, numere de telefon, apartenența la liste, conținutul mesajelor SMS, intervalele de campanie și rezultatele încercărilor de apelare sau trimitere.

Browserul și sistemele de comunicații transmit date tehnice necesare funcționării, precum adresa IP, informații despre browser, resursa solicitată, momentul accesării și evenimente de eroare sau securitate. Nu toate categoriile sunt implicate în fiecare utilizare.

3. De unde provin datele

Datele pot fi furnizate direct de utilizatori la crearea contului, configurarea serviciilor, actualizarea abonamentului sau solicitarea de asistență. Organizațiile client pot adăuga contacte și liste de destinatari sau pot importa informații dintr-o sursă precum Google Sheets.

Alte date sunt generate în timpul apelurilor, al trimiterii mesajelor și al utilizării aplicației ori sunt primite de la furnizorii de telefonie, plăți și serviciile externe pe care clientul le conectează. Dacă datele tale au fost introduse de o organizație client, aceasta trebuie să explice sursa, scopul și temeiul utilizării lor.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

Datele sunt utilizate pentru administrarea conturilor, furnizarea serviciilor telefonice, conectarea apelurilor, gestionarea mesajelor și campaniilor, prezentarea istoricului și rapoartelor, facturare și asistență. Pentru datele necesare relației contractuale, temeiul poate fi executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea lui.

Pentru obligații legale aplicabile, de exemplu în materie de contabilitate, fiscalitate sau răspuns la solicitări legale, temeiul este îndeplinirea obligației respective. Protejarea serviciului împotriva abuzurilor, investigarea incidentelor și apărarea drepturilor pot avea ca temei un interes legitim, cu evaluarea necesității și a impactului asupra persoanelor vizate.

Atunci când o activitate necesită consimțământ, acesta trebuie solicitat pentru scopul respectiv și poate fi retras pentru viitor. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării anterioare. Clientul trebuie să stabilească și să documenteze temeiurile pentru propriile contacte, campanii și înregistrări; existența unei funcționalități în platformă nu reprezintă o autorizare a utilizării datelor.

Datele strict necesare configurării unui serviciu sau executării unui contract pot fi indispensabile pentru furnizarea lui. Fără acestea, anumite funcționalități sau servicii nu pot fi oferite. Ne poți solicita detalii despre temeiul aplicabil unei prelucrări concrete.

5. Apeluri, mesaje vocale și transcrieri

Serviciile configurate de clienți pot colecta răspunsuri de la tastatură și pot permite lăsarea unui mesaj vocal. Mesajul poate fi păstrat ca înregistrare, transcris și transmis prin email către destinatarii configurați. Conținutul poate include informații personale comunicate de apelant.

Organizația care configurează fluxul este responsabilă să informeze apelanții despre prelucrare și înregistrare, să stabilească temeiul aplicabil și să limiteze accesul și durata păstrării. Nu solicita printr-un flux date sensibile sau date de plată dacă nu sunt necesare și nu există măsuri și un temei adecvat.

Transcrierea și alte funcționalități bazate pe procesarea automată a vocii pot necesita transmiterea conținutului relevant către un serviciu de procesare. Rezultatele pot fi inexacte și trebuie verificate înainte de a fi folosite pentru decizii. Prelucrarea prin aceste servicii depinde de funcționalitatea activată și de condițiile furnizorilor implicați.

6. Contacte și campanii

Clienții pot organiza contacte și liste pentru apeluri automate sau SMS. Ei sunt responsabili pentru proveniența datelor, corectitudinea lor, informarea destinatarilor și respectarea regulilor aplicabile comunicărilor comerciale și opoziției la marketing direct.

Nu utiliza platforma pentru comunicări nesolicitate care încalcă legea. Dacă primești o comunicare de la o organizație care folosește serviciul, adresează solicitarea de oprire sau de clarificare organizației respective. Poți contacta și contact@ivr.ro pentru a semnala un posibil abuz și a ajuta la identificarea serviciului implicat.

7. Cine poate primi datele

În funcție de serviciul utilizat, datele pot fi accesibile utilizatorilor autorizați din contul clientului și personalului autorizat care administrează platforma sau oferă asistență. Destinațiile telefonice și adresele de email configurate de client pot primi datele necesare apelului sau notificării.

Furnizorii implicați pot include servicii de găzduire și stocare, telefonie și SMS, livrare de email, procesare a plăților, sinteză vocală și transcriere. Serviciile externe conectate de client pot primi numărul apelantului, răspunsurile sau alte informații selectate în configurarea fluxului.

Furnizorii prelucrează date în limitele rolului și condițiilor aplicabile. Datele pot fi comunicate autorităților atunci când există o obligație legală sau o solicitare valabilă, precum și consilierilor implicați în apărarea drepturilor. Pentru informații despre destinatarii unui serviciu concret, scrie la contact@ivr.ro.

Procesatorul de plăți gestionează datele necesare autorizării tranzacției potrivit propriilor condiții. Datele disponibile în platformă pentru administrarea abonamentului nu trebuie confundate cu datele complete ale instrumentului de plată.

8. Prelucrare și transferuri internaționale

Locurile de prelucrare depind de infrastructura și furnizorii implicați în funcționalitățile utilizate. Un serviciu extern conectat sau un furnizor de comunicații ori procesare poate implica prelucrare în afara Spațiului Economic European.

Dacă are loc un transfer pentru care sunt necesare garanții potrivit legislației privind protecția datelor, trebuie utilizat mecanismul aplicabil, precum o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard și, după caz, măsuri suplimentare. Pentru țările, destinatarii și garanțiile aplicabile unui serviciu concret, inclusiv modalitatea de a obține informații despre acestea, contactează contact@ivr.ro.

9. Păstrarea și ștergerea datelor

Durata păstrării depinde de categoria de date, scopul utilizării, instrucțiunile clientului, acordul aplicabil și obligațiile legale. Datele necesare administrării relației contractuale și documentele de facturare pot avea durate diferite față de jurnalele tehnice, listele de contacte sau mesajele vocale.

Pentru datele administrate în numele unei organizații client, solicitările de ștergere și returnare se gestionează potrivit instrucțiunilor și acordului cu acea organizație. Închiderea unui cont nu stabilește singură momentul ștergerii tuturor datelor dacă există obligații legale sau necesitatea justificată de a păstra anumite înregistrări.

Ștergerea poate implica sisteme active, copii de siguranță și furnizori externi, fiecare cu procesele aplicabile. Ne poți solicita perioadele sau criteriile concrete de păstrare pentru categoria de date și serviciul care te privesc la contact@ivr.ro.

10. Site, cookie-uri și servicii externe

Site-ul de prezentare nu include un formular de înregistrare propriu, un formular de contact, scripturi de analiză sau publicitate și nici cod care setează cookie-uri ori salvează informații în browser. Fonturile, imaginile și scripturile sale sunt servite local. Exemplele de flux și mesaj vocal sunt fictive și nu trimit apeluri sau mesaje.

Serverele care livrează site-ul pot procesa date tehnice și jurnale de acces pentru operare și securitate. Linkurile de autentificare și creare a contului conduc la aplicație, unde sunt necesare mecanisme de sesiune pentru autentificare și funcționare. Aceste mecanisme trebuie diferențiate de eventuale instrumente opționale de analiză sau marketing.

Poți gestiona cookie-urile din browser, dar blocarea mecanismelor necesare de sesiune poate împiedica folosirea aplicației. Contactarea prin email și utilizarea serviciilor externe configurate de client implică prelucrarea de către destinatarii respectivi.

11. Securitate și acces

Protecția datelor necesită măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscurilor. Configurarea accesului la cont, gestionarea utilizatorilor și protejarea datelor de autentificare sunt importante și pentru organizația client.

Păstrează parolele confidențiale, acordă acces doar persoanelor care au nevoie de el și verifică destinațiile, adresele de email și serviciile externe folosite în fluxuri. Semnalează fără întârziere un acces suspect sau o divulgare accidentală la contact@ivr.ro. Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută.

12. Drepturile tale

În condițiile legislației aplicabile, poți avea dreptul de acces la date, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate și opoziție. Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage pentru viitor. Pentru marketing direct, poți solicita încetarea folosirii datelor în acest scop.

Dacă o prelucrare implică decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau te afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, se aplică garanțiile prevăzute de lege. Rutarea tehnică a unui apel nu reprezintă, prin ea însăși, o descriere completă a unei asemenea decizii; pentru un flux configurat de un client, cere organizației respective informații despre utilizarea rezultatelor.

Trimite solicitarea la contact@ivr.ro și identifică datele sau serviciul implicat. Poate fi necesară verificarea identității, proporțional cu solicitarea. În cazul datelor gestionate de o organizație client, aceasta poate fi responsabilă pentru soluționare, iar furnizorul o asistă potrivit rolului său.

Ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere competentă. În România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Drepturile pot fi supuse condițiilor și excepțiilor prevăzute de lege.

13. Date privind minorii

IVR Cloud este un serviciu destinat organizațiilor. Dacă un serviciu telefonic sau o campanie configurată de un client implică date ale minorilor, organizația respectivă trebuie să stabilească temeiul, informarea și măsurile de protecție adecvate. Contactează-ne dacă ai o preocupare privind datele unui minor în legătură cu platforma.

14. Actualizarea politicii

Politica poate fi actualizată când se modifică serviciile, furnizorii, practicile de prelucrare sau cerințele aplicabile. Data de la început indică ultima actualizare. Pentru întrebări despre o modificare sau despre politica aplicabilă serviciului tău, ne poți scrie la contact@ivr.ro.

Contact pentru confidențialitate

Pentru întrebări sau solicitări privind datele personale, scrie la contact@ivr.ro. Indică serviciul, contul sau activitatea la care te referi și evită să incluzi parole, date complete de card sau informații sensibile care nu sunt necesare.